چگونه نرم افزار مطب مناسب خود را پیدا کنیم؟

به نقل از وبسایت عصر آی تی؛ در دنیای پزشکی و سلامت، مدیریت بهینه‌ مطب ‌ها و کلینیک‌ ها بدون کمک فناوری، تقریباً غیرممکن به نظر می ‌رسد. با افزایش تعداد بیماران و نیاز به ساماندهی دقیق و منظم اطلاعات، استفاده از یک نرم ‌افزار مدیریت مطب، به عنوان یک راهکار هوشمندانه و ضروری مطرح بوده و به تسهیل روند کاری، افزایش سرعت ارائه خدمات و کاهش خطاهای انسانی کمک شایانی می کند؛ اما چگونه می‌ توان یک نرم‌ افزار مناسب را انتخاب کرد؟ در این مقاله، به معرفی نکات کلیدی و ویژگی‌ های مهم در انتخاب نرم ‌افزار مطب پرداخته و جنبه های گوناگون این مسئله را موردبررسی قرارخواهیم داد.

ضرورت استفاده از نرم ‌افزار مدیریت مطب چیست؟

اگر شما یک پزشک یا صاحب یک کلینیک درمانی هستید، بی‌ شک به دنبال راه‌ هایی برای بهینه ‌سازی فرآیندهای مدیریتی و ارتقاء کیفیت خدمات خود می‌ گردید. انتخاب یک نرم افزار مدیریت مطب مناسب، می ‌تواند بسیار کمک کننده و کاربردی باشد. استفاده از یک نرم ‌افزار حرفه ‌ای باعث می ‌شود که:

• با ثبت و پیگیری اطلاعات بیماران به صورت سیستمی، سرعت انجام کارها افزایش یابد
• با حذف ثبت کاغذی و دستی اطلاعات، خطاهای انسانی کاهش یابد
• با ثبت دقیق درآمدها، هزینه ‌ها و صورت ‌حساب‌ ها، مدیریت مالی بهینه‌ تر شود
• با ارسال پیامک ‌های یادآوری نوبت و تسریع پذیرش، ارتباط با بیماران بهبود یابد

نکات کلیدی در انتخاب بهترین نرم ‌افزار مدیریت مطب

حال که به اهمیت استفاده از نرم‌ افزار مطب پی بردیم، لازم است به نکات کلیدی در انتخاب آن نیز توجه داشته باشیم. برخی از مهم‌ ترین ویژگی‌ هایی که باید در هنگام انتخاب نرم ‌افزار مطب مد نظر داشته باشید عبارتنداز:

·سهولت کار با نرم افزار

یکی از مهم ‌ترین عواملی که باید در انتخاب نرم ‌افزار مدیریت مطب و کلینیک به آن توجه کنید، سهولت در استفاده از آن است. یک نرم ‌افزار کاربردی، باید به گونه ‌ای طراحی شود که تمامی کارکنان مطب، حتی کسانی که تجربه‌ زیادی در استفاده از نرم ‌افزارهای پیچیده ندارند نیز، به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند. طراحی و چیدمان منوها و ابزارهای مختلف باید به گونه ‌ای باشد که کاربران بتوانند بدون نیاز به آموزش‌ های پیچیده، به سرعت نرم ‌افزار را راه اندازی نمایند. به عنوان مثال، قابلیت ‌هایی مانند دسترسی سریع به پرونده بیماران، ثبت علائم و نتایج آزمایش‌ ها و صدور نسخه‌ ها، باید به راحتی در دسترس قرار داشته و همچنین، تنظیمات نرم ‌افزار نیز به گونه ‌ای باشد که هر پزشک بتواند مطابق با نیازهای خود، نرم افزار را شخصی ‌سازی کند.

·سازگاری با دستگاه‌ های مختلف

یکی دیگر از ویژگی ‌های مهم یک نرم ‌افزار خوب، قابلیت اجرا بر روی دستگاه‌ های مختلف است. شما ممکن است بخواهید نرم ‌افزار را بر روی کامپیوتر، لپ ‌تاپ یا حتی تبلت خود استفاده کنید. بنابراین، نرم ‌افزار باید با انواع سیستم‌ های عامل و دستگاه‌ ها سازگار بوده و امکان اتصال به دستگاه‌ های جانبی مانند چاپگر، دستگاه‌ های پوز (POS) و سایر ابزارهای مورد نیاز مطب را نیز فراهم نماید.

·امکان استفاده توسط چندین پزشک و اپراتور

در مطب ‌ها یا کلینیک ‌هایی که چندین پزشک یا اپراتور مشغول به کار هستند، نرم ‌افزار باید قابلیت چندکاربره بودن را نیز داشته باشد. با وجود این ویژگی، چندین نفر می توانند به صورت همزمان از نرم ‌افزار استفاده کرده، اطلاعات موردنیاز خود را در سیستم ثبت نموده و در نهایت، پزشک اصلی می ‌تواند گزارش جامعی از مجموع فرآیند درمانی هر بیمار دریافت کند. این ویژگی، به خصوص در کلینیک‌ های تخصصی که ممکن است بیماران توسط پزشکان مختلف مورد معاینه قرار بگیرند، بسیار حائزاهمیت است.

·امنیت اطلاعات

پرونده‌ های پزشکی بیماران، جزو اطلاعات حساس و محرمانه محسوب می‌ شوند. از این رو، حفاظت از امنیت داده‌ ها، یکی از دغدغه‌ های اصلی در انتخاب نرم ‌افزار مدیریت مطب است. یک نرم ‌افزار خوب، باید از پروتکل‌ های امنیتی قوی برای حفظ اطلاعات برخوردار بوده و از دسترسی غیرمجاز به داده‌ ها جلوگیری نماید. نرم ‌افزارهایی که از تهیه‌ نسخه‌ های پشتیبان  (Backup)، رمزگذاری داده‌ ها و تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کاربران پشتیباین می کنند، از نظر امنیتی گزینه ‌های مناسبی هستند.

·ارائه پشتیبانی و به ‌روزرسانی‌ های مداوم

نرم ‌افزاری که انتخاب می‌ کنید، باید از تیم پشتیبانی فنی حرفه ای برخوردار باشد تا هر زمان که مشکلی برای نرم‌ افزار به وجود آمد، بتوانید به سرعت با تیم پشتیبانی تماس گرفته و مشکل را برطرف نمایید. همچنین، ارائه به ‌روزرسانی‌ های مداوم برای رفع اشکالات احتمالی و بهبود عملکرد نرم ‌افزار نیز، از اهمیت بالایی برخوردار است.

·اتصال به سرویس ‌های بیمه

در بسیاری از موارد، بیماران تحت پوشش بیمه ‌های درمانی قرار داشته و نسخه های آنان باید به صورت الکترونیکی به سازمان‌ های بیمه ارسال شود. نرم ‌افزارهایی که امکان اتصال به سیستم ‌های بیمه را دارند، فرآیند صدور و ارسال نسخه‌ ها را بسیار ساده ‌تر می سازند. این ویژگی، نه ‌تنها برای بیماران راحتی بیشتری به همراه دارد، بلکه زمان دریافت هزینه ‌های درمانی توسط پزشکان را نیز کاهش می ‌دهد.

·قابلیت نوبت ‌دهی سیستمی

یک نرم ‌افزار مدیریت مطب کاربردی، باید امکان نوبت ‌دهی آنلاین و سیستمی را نیز فراهم کند تا بیماران بتوانند بدون نیاز به حضور فیزیکی، نوبت خود را رزرو نمایند.

·ارائه گزارشات مالی و عملکردی

تهیه و ارائه گزارشات مالی، یکی از مهم ترین ویژگی های موردنیاز پزشکان، از یک نرم افزار مطب کاربردی است. یک نرم ‌افزار جامع، باید امکان تهیه گزارش‌ های مالی دقیق، از جمله درآمدها، هزینه‌ ها و تعداد بیماران پذیرش‌ شده را فراهم نموده و به مدیران مطب کمک کند تا کنترل بهتری بر روی وضعیت مالی خود داشته باشند.

·تشکیل پرونده الکترونیکی بیماران

یکی از مهم ترین قابلیت های نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک، تشکیل پرونده الکترونیکی برای بیماران است. امکان ثبت و ذخیره‌ اطلاعات بیماران به صورت الکترونیکی، دسترسی سریع ‌تر به سوابق پزشکی را فراهم نموده و نیاز به نگهداری پرونده‌ های کاغذی را از میان خواهدبرد.

نحوه انتخاب نرم‌ افزار مناسب برای مطب

پس از بررسی تمامی نکات مذکور، درآخر برای انتخاب یک نرم ‌افزار مطب مناسب، باید 3 عامل کلیدی زیر را نیز درنظر بگیرید.

1.بررسی نیازهای مطب

برای خرید یک نرم افزار مناسب، ابتدا نیازهای خاص مطب خود را شناسایی کنید و بر اساس آن‌ ها، به دنبال نرم‌ افزار کابردی و متناسب باشید.

2.مقایسه نرم‌ افزارهای مختلف

برای خرید عجله نکنید. ابتدا نرم‌ افزارهای مختلف را از نظر امکانات، قیمت و پشتیبانی با یکدیگر مقایسه کرده و بهترین گزینه را انتخاب نمایید.

3.مشاوره با همکاران

همچنین، بهتر است از پزشکان و مدیران مطب ‌های دیگر که تجربه استفاده از نرم ‌افزارهای مختلف را دارند، مشورت بگیرید تا درنهایت، بهترین تصمیم گیری را داشته باشید.